專案管理人必學：掌握動態排程，高效處理變動－大人學「106動態排程基礎課」課後心得

「你們常加班嗎？」現代人找工作時，很多求職者都會抱有這個疑慮。

不管是追求生活品質，還是在乎個人健康，加班若成為常態，都不是一件好事。

懂專案管理：尋找不用加班的15 種方法

幾年前在網路上看到一則影片《尋找不用加班的15 種方法》，講師是有多年專案管理經驗的Marty老師，影片內容是講述如何運用專案管理的工具減少加班時數。

 

當時我在設計公司任職，加班是常態。加班的原因有很多，撇開設計上的難處，溝通不良是主因。

大約五、六年前，全聯先生有一部爆紅的影片《一句話惹怒設計師》，除了設計師看了狂讚轉發外，專案管理人看了也都心有戚戚焉。　

讓案子必須反覆重做的常見原因是「需求不定」。

需求沒定下來就要開始執行，當然重做的可能就很高。

因此在交派設計師工作前，一定都會開專案會議，溝通客戶需求，讓執行者了解自己該完成哪些事情。

這應該是每間公司都會做的。但即使這樣做了，還是常常加班。原因有兩個：

一是客戶連自己要的需求都不清楚，給的資訊很攏統，例如「我要復古風」（哪種復古，怎樣才叫復古），或是「我要現代感強一些」（什麼叫現代感？強一些是多強？）

通常如果是客戶的問題，只要對方給的錢多，只要是在可接受範圍內都會盡量滿足。

另一種是設計師更為頭痛的，就是專案負責人跟客戶之間的認知落差。

當專案負責人對於客戶需求不清楚（或是自以為清楚，但其實完全搞錯方向），就會出現一種惡循環，怎麼做都不對。到最後客戶火了，打電話到公司，剛好該同仁出差，另一個同仁接到電話，客戶大吐苦水：「我明明要復古風，為何你們一直提現代感的？」

明日復明日，明日何其多。有些事情可以挽回，有些事情無法挽回，而時間的經過就是一件無法挽回的事。

 

學MS Project軟體：三個故事教你做好專案管理

十年前從企管系畢業時，「專案管理」這個詞還沒那麼「日常」，從出版編輯到食品生產管理，再到身兼文案編輯跟任務排程的專案負責人，因為手上的案子複雜性不高，自己也是執行者，管理專案對我來說是很「平常」的一件事，從沒想過要再精進它。

直到轉職後，真的掛上「專案管理」職稱，負責的專案複雜性之高，高層也希望我能從零開始建立一套完整的專案流程，才意識到自己在專業上的嚴重不足。

記得在電影《飢餓遊戲》中，來自不同區的參賽者初到戰場，面對全新的挑戰，當比賽開始，第一個行動就是搶到一個稱手的好工具（武器）。

於是趁專案還在商務談判階段、正式啟動前，趕緊找曾經手過中央健保署專案跟交通部公路監理系統等專案的Marty老師（也就是上述《尋找不用加班的15 種方法》的講師）學習。

課堂上，老師一開始就問大家：「你們以前都用什麼方法管理專案？用Excel嗎？」時，底下我先笑了出來。　

Excel可以記錄專案過程，但成效有限，若遇到複雜難解的大專案，幾乎就跟寫在白紙上一樣。

整個周末，老師一步步帶著我們認識MS Project軟體操作介面，練習的案子由簡至繁，透過實際操作熟悉外，也透過生動的舉例讓管理心法跟工具間的連結更深刻易懂。

 

課堂中他舉了三個例子，分別為樂譜、灰姑娘跟GPS。

（一）樂譜－一張紙掌握專案動態

樂譜透露出哪些關鍵訊息呢：

資源：這首歌由那些樂器組成，彈奏樂器的成員就是資源。

流程：不管工作是什麼，每個人都清楚知道自己在哪個階段將負責那些工作，也因為了解彼此的工作，若出了狀況，隨時都能備援。

規則：五線譜是全球相通的音樂規則，不分語言跟文化。

目標：每位成員都知道整首歌的內容跟達成目標的樣貌。

而那位站在舞台正中央，掌控全局的指揮家就是專案管理人。指揮家不僅要清楚曲子，協調各部工作，更要懂得隨機應變。

如何做到隨機應變？必須考慮到所有可能的潛在風險。這也是在規劃階段，要先做出WBS分層佈點的原因。層層可控就容易發現問題、快速調整。

　

（二）灰姑娘的故事－任務順序很重要

灰姑娘得到仙女的幫助，可以去皇宮參加舞會，在那裡遇見王子，然後過著幸福快樂的日子。－這個小時候耳熟能詳的故事，卻藏著專案管理的大智慧，怎麼說呢？

1.盤點資源、知道限制　

故事中，十二點魔法就會失效－這是限制

2.拆解任務，列出清單

灰姑娘要能完成整件事，有幾個任務要完成：

首先，她要趕到皇宮（資源指派：南瓜馬車送她過去）。

接著，她要找到王子（就算看不出來，應該一問就知道）。

然後，她要跟王子跳舞、聊天。

最後，她要在十二點前離開。

3.排出任務順序，找出邏輯關係

她趕到皇宮後，才能找到王子－兩者是FS（Finish-Start）關係。

她找到王子後，才能跟王子跳舞、聊天。－兩者是FS（Finish-Start）關係。

十二點鐘響完，她就必須離開完成－兩者是FF（Finish- Finish）關係。

 

掌握任務之間的關係，就能檢視遺漏之處。

動態派程除了能指引方向，也是溝通的利器，其中包含跟自己的溝通。透過結構化的流程，視覺化的進度，能讓所有關鍵人物都同意，協商也就有所本，目標才有達成的可能　。

 

（三）GPS－處理變動要考慮實際可行性

雖然軟體很好用，但老師仍不斷提醒我們工具只是建議，實際可行性要自己確認。而這點，很快地，我就有了切身體會。

第二天下課後，我要從上課地點（南京復興站）趕到樹林藝文中心觀看舞台劇《好事清單》最終場的演出。

明明早上從家裡到教室只花四十分鐘，但回程到路程更短的地方，反而花了一個半小時，發生了什麼事呢？

因為我是真真切切、實實在在的路癡，所以一旦上路，就會習慣性打開Google map，跟著導航走。

白天走的都是大道，路標明顯，計畫路線跟實際走的路線基本一致，沒遇到什麼問題，順利抵達。

傍晚天色漸黑，導航的路線是我從沒走過的，參考以往經驗，將信就信下選擇聽它的。

照理說，GPS能即時更新我的位置跟目標地點的路徑，達到即時修正的效果。

但問題就在於網路情況跟軟體系統可能會出現訊號不穩的問題，告知上橋的時候停格了幾秒，就這幾秒，我上錯了橋。

在橋上，看到板橋的路標越來越近，耳邊語音導航不停傳來新的提示訊息：「往北、往南、往東、往北」．．．我完全紋風不動，只能一直向前，因為我在橋上啊！

當我終於累牛滿面地到達目的地，來不及在開場前填飽肚子，只能看完戲再回家吃泡麵。

經過這事，我充分了解工具的利與弊，工具雖能有效協助避開風險，但它同時也是個風險。對於所有建議，都要考慮實際執行的可行性，有時不是不做，而是做不到啊。　

 

動態基礎排程課的三個體悟

通過這堂動態基礎排程課，除了軟體操作跟實務結合外，我也得到三個體悟：

一、沒有流程，就自己創造流程

有了流程，通過時間，看到事物明確的走向，就不會有那種好像自己正在過著由某個人預先安排好的人生，而只有自己不曉得結果如何的焦躁不安。

或許你會說，人生不就是這樣嗎？

但總有些方法，可以讓自己拿回一些主動控制權。

　

二、沒得到教訓的過程，沒有累積的經驗值

過去的經驗必須能充分得到教訓，未來才會有改變，否則就像丟棄一塊未完的拼圖，開始拚下一個圖，縱使之後你花再多時間回想，也仍然看不清事情的全貌，無法解開現在遇到的各種疑惑。

這套軟體對我來說獲益很大的地方是能記錄每項變化的軌跡，讓我在變化之上，發揮更多維度的創造，讓思緒更能聚焦，讓未來可重複使用。

三、好工具在手，更不能忘記管理的是人

在任何的時點，都要有一條規則告訴人們：你不能這樣做，預設的條件是讓有選擇的人可以更便利開心的做事。例如進度回報的遊戲規要先說清楚，不然變成自由心證。溝通時不忘尊重跟專業，合作才會更加順利。

 結語：

不管使用什麼工具來管理，我們每天需要的都只是一點微小的累積，微小的具體事情一件件確定，然後累積，就能一步一步地前進。